CONTEXT EN DOEL
Het gemeentebestuur van Dilbeek plande de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 goed op voorhand. Al in het voorjaar van 2018 won BDO consulting samen met Createlli de opdracht om het gemeentebestuur te begeleiden bij de interne en externe omgevingsanalyse en de opmaak van het meerjarenplan. Createlli staat in voor de participatie: zowel de strategie, de tools en de begeleiding.
ONZE ANPAAK
De Vlaamse overheid schrijft participatie voor bij de opmaak van het meerjarenplan, maar legt niet op hoe de participatie moet ingevuld worden. Createlli heeft daarom in de offerte een erg flexibele aanpak en budget voorgesteld, zodat we de participatie stap voor stap met het bestuur kunnen uitwerken, op maat van de lokale sociale, politieke, ambtelijke en budgettaire context. Het basisvoorstel is een volledig participatieproces met zowel digitale campagnes als face-to-face workshops. Voor het gemeentebestuur was het erg belangrijk om eerst medewerkers uit alle diensten te betrekken bij de interne beleidsanalyse, en daarna de burgers bij de externe omgevingsanalyse.
HET PROJECT
● Procesbegeleiding interne analyse - we organiseerden een beleidsdag. Alle teams bereidden deze dag voor via een team-vragenlijst. We brachten 80 medewerkers uit alle diensten samen op de beleidsdag om prioriteiten en voorstellen uit te werken.
● Participatie externe analyse - in verschillende fasen; enerzijds een analyse in het voorjaar en een aftoetsing van de voorstellen na de zomer
- ● voorbereiding: we tekenden het hele participatieproces uit met het managementteam. Samen met een projectteam uit alle diensten stelden we een eerste vragenlijst op voor de burgerbevraging.
- ● co-creatie met de klankbordgroep: 50 leden van de gemeenteraad, adviesraden en verenigingen hielpen om de vragenlijst en het communicatieplan af te stemmen op de belangrijkste doelgroepen,
- ● bevraging: burgers, jeugd, stakeholders konden aan de bevraging deelnemen via een online bevraging, via interviews of activiteiten in de verenigingen voor de moeilijk bereikbare groepen.
- ● resultaten: gaan in een syntheserapport voor de eerste versie van het beleidsplan en zijn op de ‘Dag van De Dilbekenaar” naar de inwoners gecommuniceerd. We presenteerden alle resultaten op een stand met een interactieve kaart waar burgers over aandachtspunten op vlak van mobiliteit en aangenaam wonen konden reflecteren.
- ● resultaten: gaan in een syntheserapport voor de eerste versie van het beleidsplan en zijn op de ‘Dag van De Dilbekenaar” naar de inwoners gecommuniceerd. We presenteerden alle resultaten op een stand met een interactieve kaart waar burgers over aandachtspunten op vlak van mobiliteit en aangenaam wonen konden reflecteren.
